MANAJEMEN
KEUANGAN UNTUK
LAYANAN TI
LAYANAN TI
PENDAHULUAN
DAN RUANG LINGKUP
Tidak ada bisnis yang
dapat bertahan lama, apalagi berkembang, jika gagal mengelola keuangannya
secara efektif. Seperti bisnis lainnya, penyedia layanan TI, baik yang
dijalankan sebagai bisnis komersial atau tidak, membutuhkan pengelolaan
keuangan yang baik. Ia harus memastikan bahwa ia memiliki jumlah uang yang
tepat yang tersedia untuk menjalankan rencananya, untuk memastikan bahwa ia
memahami bagaimana uangnya telah digunakan, untuk menentukan apakah uang
tersebut telah digunakan secara efektif atau apakah investasi baru yang
diusulkan itu sehat.
Manajemen keuangan adalah
tentang menjaga sumber daya keuangan organisasi, memastikan bahwa mereka
dipekerjakan dengan hati-hati dan penggunaannya dipertanggungjawabkan dengan
benar. Manajemen keuangan memastikan organisasi memiliki pemahaman tentang
biaya operasinya, struktur biaya dan hal-hal yang mempengaruhinya. Membantu
organisasi membuat keputusan terbaik tentang layanan yang harus disediakan, investasi
yang diperlukan untuk pengiriman dan pengaruh perubahan pola permintaan. Mengevaluasi
nilai layanan untuk bisnis dan, jika relevan, dasar untuk menetapkan harga bagi
mereka. Bekerja dengan manajemen portofolio layanan, membantu organisasi
menentukan layanan yang harus disediakan dan mereka harus menghentikan atau
mengubah dalam beberapa cara.
Manajemen keuangan yang
kuat memungkinkan penyedia layanan TI untuk membuat keputusan yang lebih baik
dan merespon lebih cepat terhadap perubahan, memungkinkan mengkontrol
pengeluaran yang lebih baik, memastikan keputusan investasi yang sehat dan
mendorong pengambilan nilai.
MAKSUD
DAN TUJUAN
Tujuan manajemen keuangan
untuk layanan TI adalah untuk memastikan bahwa penggunaan secara optimal dibuat
dari sumber daya keuangan organisasi dan dicapai sesuai dengan kerangka
peraturan di mana operator layanan TI beroperasi.
Tujuan manajemen keuangan
adalah untuk memastikan bahwa:
• uang dikelola dan
dibelanjakan dengan bijak
• Aset keuangan yang tersedia sesuai
dengan rencana organisasi dan persyaratan untuk menjalankan layanan teknologi
informasi.
• keputusan investasi
yang sehat dan relevan dengan tujuan organisasi
• Risiko keuangan
diidentifikasi dan dikelola secara efektif
• pengaturan tata kelola
diterapkan untuk memastikan pengelolaan sumber daya keuangan yang efektif dan
untuk menentukan akuntabilitas yang jelas;
• semua organisasi berkewajiban
mematuhi aturan keuangan yang relevan dan keseluruhan kebijakan keuangan strategi
bisnis.
Tujuan utamanya adalah
untuk memastikan bahwa:
• ada sistem yang efektif
untuk perencanaan dan penganggaran keuangan
• rencana keuangan dan
alokasi anggaran diselaraskan dengan portofolio layanan
• Semua investasi yang
diusulkan memiliki kasus bisnis yang memenuhi standar organisasi
• semua risiko keuangan
yang signifikan diidentifikasi dan dikelola sepenuhnya
• semua pengeluaran
keuangan diperhitungkan dengan benar dan ada proses audit untuk memastikan
pengelolaan sumber daya keuangan yang tepat
• biaya dan nilai dari
semua layanan, proses, dan kegiatan TI dimonitor, diukur, dipahami dan tindakan
yang tepat diambil berdasarkan kinerja keuangan mereka.
AKTIVITAS
DAN KONSEP
Penganggaran
Penting untuk merencanakan
dan untuk memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan keuangan yang tersedia.
Hal ini akan menghasilkan rencana keuangan atau daftar pengeluaran dan
pemasukan yang jelas untuk periode tertentu biasanya dalam ukuran tahun.
Pengeluaran dan pemasukan akan dibedakan menjadi kategori yang bertujuan untuk
mempermudah pengaturan, dan kontrol. Biaya yang akan dikeluarkan harus
mencerminkan layanan yang akan diberikan, proyek baru, ataupun investasi dan
hal yang telah terencana sebelumnya.
Akuntansi
Dalam proses akuntansi TI
memungkinkan penyedia layanan TI untuk memperhitungkan pengeluaran dan
pendapatan, memberikan perincian tentang bagaimana biaya dan pendapatan dibagi
antara pelanggan, layanan dan kegiatan. Analisis ini membantu menentukan
efektivitas biaya layanan untuk membuat keputusan yang baik tentang mereka. Hal
ini memberikan rincian tentang bagaimana biaya dapat dikaitkan dengan pelanggan
dan kelompok pelanggan, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi
pelanggan utama dan dampak dari konsumsi layanan mereka. Informasi yang
dikumpulkan melalui proses akuntansi menyediakan pemantauan anggaran dengan
data pengeluaran dan pendapatan, yang akan digunakan untuk mengevaluasi
efektivitas pengendalian keuangan dan untuk menentukan apakah tindakan diperlukan
untuk memperbaiki variasi signifikan dari anggaran.
Penagihan
Biaya
Keputusan untuk penagihan
biaya adalah keputusan strategis yang harus diambil dengan hati-hati. Penagihan
biaya tidak hanya meningkatkan biaya operasi dari penyedia layanan TI, tetapi
juga meningkatkan akuntabilitas, eksposur dan transparansi. Pelanggan dapat
membandingkan apa yang mereka dapatkan dari TI dengan apa yang harus mereka
bayarkan, dan mereka dapat lebih mudah membandingkan penyedia TI in-house
mereka dengan alternatif. Penagihan biaya menyediakan sarana untuk memengaruhi
perilaku pelanggan, membentuk permintaan dan penggunaan untuk mencocokkan
kapasitas, sehingga mengurangi biaya dan risiko. Tanpa pengisian daya, banyak
pelanggan dan pengguna akan melihat
Kasus
bisnis
Semua organisasi perlu
berinvestasi dengan bijaksana dan peran kunci manajemen keuangan adalah
mengevaluasi proposal untuk investasi dan menentukan apakah mereka berharga.
Manajemen keuangan yang baik akan mengharuskan semua proposal untuk investasi
memasukkan kasus yang jelas untuk membuat investasi. Kasus ini biasanya berupa
kasus bisnis.
HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN
LAINNYA
Manajemen tingkat layanan
Manajemen portofolio layanan
Manajemen kapasitas
Pengelolaan aset dan konfigurasi layanan
Manajemen hubungan bisnis
Sumber : 2012, Ernest
Brewster, Richard Griffiths, Aidan Lawes, John Sansbury, IT SERVICE MANAGEMENT
A Guide for ITIL Foundation Exam Candidates
Second
Edition.
