Manajemen Layanan SI

MANAJEMEN KEUANGAN UNTUK 
LAYANAN TI

PENDAHULUAN DAN RUANG LINGKUP

Tidak ada bisnis yang dapat bertahan lama, apalagi berkembang, jika gagal mengelola keuangannya secara efektif. Seperti bisnis lainnya, penyedia layanan TI, baik yang dijalankan sebagai bisnis komersial atau tidak, membutuhkan pengelolaan keuangan yang baik. Ia harus memastikan bahwa ia memiliki jumlah uang yang tepat yang tersedia untuk menjalankan rencananya, untuk memastikan bahwa ia memahami bagaimana uangnya telah digunakan, untuk menentukan apakah uang tersebut telah digunakan secara efektif atau apakah investasi baru yang diusulkan itu sehat.

Manajemen keuangan adalah tentang menjaga sumber daya keuangan organisasi, memastikan bahwa mereka dipekerjakan dengan hati-hati dan penggunaannya dipertanggungjawabkan dengan benar. Manajemen keuangan memastikan organisasi memiliki pemahaman tentang biaya operasinya, struktur biaya dan hal-hal yang mempengaruhinya. Membantu organisasi membuat keputusan terbaik tentang layanan yang harus disediakan, investasi yang diperlukan untuk pengiriman dan pengaruh perubahan pola permintaan. Mengevaluasi nilai layanan untuk bisnis dan, jika relevan, dasar untuk menetapkan harga bagi mereka. Bekerja dengan manajemen portofolio layanan, membantu organisasi menentukan layanan yang harus disediakan dan mereka harus menghentikan atau mengubah dalam beberapa cara.

Manajemen keuangan yang kuat memungkinkan penyedia layanan TI untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merespon lebih cepat terhadap perubahan, memungkinkan mengkontrol pengeluaran yang lebih baik, memastikan keputusan investasi yang sehat dan mendorong pengambilan nilai.

MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan manajemen keuangan untuk layanan TI adalah untuk memastikan bahwa penggunaan secara optimal dibuat dari sumber daya keuangan organisasi dan dicapai sesuai dengan kerangka peraturan di mana operator layanan TI beroperasi.

Tujuan manajemen keuangan adalah untuk memastikan bahwa:

• uang dikelola dan dibelanjakan dengan bijak

• Aset keuangan yang tersedia sesuai dengan rencana organisasi dan persyaratan untuk menjalankan layanan teknologi informasi.

• keputusan investasi yang sehat dan relevan dengan tujuan organisasi

• Risiko keuangan diidentifikasi dan dikelola secara efektif

• pengaturan tata kelola diterapkan untuk memastikan pengelolaan sumber daya keuangan yang efektif dan untuk menentukan akuntabilitas yang jelas;

• semua organisasi berkewajiban mematuhi aturan keuangan yang relevan dan keseluruhan kebijakan keuangan strategi bisnis.

Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa:

• ada sistem yang efektif untuk perencanaan dan penganggaran keuangan

• rencana keuangan dan alokasi anggaran diselaraskan dengan portofolio layanan

• Semua investasi yang diusulkan memiliki kasus bisnis yang memenuhi standar organisasi

• semua risiko keuangan yang signifikan diidentifikasi dan dikelola sepenuhnya

• semua pengeluaran keuangan diperhitungkan dengan benar dan ada proses audit untuk memastikan pengelolaan sumber daya keuangan yang tepat

• biaya dan nilai dari semua layanan, proses, dan kegiatan TI dimonitor, diukur, dipahami dan tindakan yang tepat diambil berdasarkan kinerja keuangan mereka.

AKTIVITAS DAN KONSEP

Penganggaran

Penting untuk merencanakan dan untuk memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan keuangan yang tersedia. Hal ini akan menghasilkan rencana keuangan atau daftar pengeluaran dan pemasukan yang jelas untuk periode tertentu biasanya dalam ukuran tahun. Pengeluaran dan pemasukan akan dibedakan menjadi kategori yang bertujuan untuk mempermudah pengaturan, dan kontrol. Biaya yang akan dikeluarkan harus mencerminkan layanan yang akan diberikan, proyek baru, ataupun investasi dan hal yang telah terencana sebelumnya.

Akuntansi

Dalam proses akuntansi TI memungkinkan penyedia layanan TI untuk memperhitungkan pengeluaran dan pendapatan, memberikan perincian tentang bagaimana biaya dan pendapatan dibagi antara pelanggan, layanan dan kegiatan. Analisis ini membantu menentukan efektivitas biaya layanan untuk membuat keputusan yang baik tentang mereka. Hal ini memberikan rincian tentang bagaimana biaya dapat dikaitkan dengan pelanggan dan kelompok pelanggan, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi pelanggan utama dan dampak dari konsumsi layanan mereka. Informasi yang dikumpulkan melalui proses akuntansi menyediakan pemantauan anggaran dengan data pengeluaran dan pendapatan, yang akan digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian keuangan dan untuk menentukan apakah tindakan diperlukan untuk memperbaiki variasi signifikan dari anggaran.

Penagihan Biaya

Keputusan untuk penagihan biaya adalah keputusan strategis yang harus diambil dengan hati-hati. Penagihan biaya tidak hanya meningkatkan biaya operasi dari penyedia layanan TI, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas, eksposur dan transparansi. Pelanggan dapat membandingkan apa yang mereka dapatkan dari TI dengan apa yang harus mereka bayarkan, dan mereka dapat lebih mudah membandingkan penyedia TI in-house mereka dengan alternatif. Penagihan biaya menyediakan sarana untuk memengaruhi perilaku pelanggan, membentuk permintaan dan penggunaan untuk mencocokkan kapasitas, sehingga mengurangi biaya dan risiko. Tanpa pengisian daya, banyak pelanggan dan pengguna akan melihat

Kasus bisnis

Semua organisasi perlu berinvestasi dengan bijaksana dan peran kunci manajemen keuangan adalah mengevaluasi proposal untuk investasi dan menentukan apakah mereka berharga. Manajemen keuangan yang baik akan mengharuskan semua proposal untuk investasi memasukkan kasus yang jelas untuk membuat investasi. Kasus ini biasanya berupa kasus bisnis.

HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

Manajemen tingkat layanan

Manajemen portofolio layanan

Manajemen kapasitas

Pengelolaan aset dan konfigurasi layanan

Manajemen hubungan bisnis

Sumber : 2012, Ernest Brewster, Richard Griffiths, Aidan Lawes, John Sansbury, IT SERVICE MANAGEMENT A Guide for ITIL Foundation Exam Candidates
Second Edition.